Import and Purchasing Specialist
Tujuan Jabatan
Bertanggung jawab atas seluruh proses pembelian barang dan jasa, baik lokal maupun impor, untuk memastikan material, mesin, sparepart, dan kebutuhan operasional tersedia tepat waktu, dengan kualitas yang sesuai dan harga yang kompetitif.
Tanggung Jawab Utama
1. Purchasing
- Melakukan proses pembelian sesuai Purchase Requisition (PR).
- Mencari dan mengevaluasi supplier baru.
- Meminta dan membandingkan quotation dari beberapa supplier.
- Melakukan negosiasi harga, syarat pembayaran, dan waktu pengiriman.
- Membuat dan menerbitkan Purchase Order (PO).
- Memastikan pembelian sesuai spesifikasi teknis yang diminta user.
- Melakukan monitoring status seluruh PO hingga barang diterima.
- Menyelesaikan permasalahan terkait kualitas maupun keterlambatan supplier.
2. Import
- Mengelola seluruh proses impor dari awal hingga barang tiba di gudang.
- Berkoordinasi dengan supplier luar negeri mengenai dokumen ekspor.
- Memastikan kelengkapan dokumen seperti:
- Commercial Invoice
- Packing List
- Bill of Lading / Air Waybill
- Certificate of Origin
- Fumigation Certificate (bila diperlukan)
- Material Safety Data Sheet (MSDS) apabila diperlukan
- Berkoordinasi dengan freight forwarder, shipping line, dan PPJK.
- Memastikan proses customs clearance berjalan lancar.
- Mengawasi jadwal kapal dan estimasi kedatangan barang.
- Menghitung estimasi landed cost.
- Memastikan seluruh pembayaran impor dilakukan tepat waktu.
3. Supplier Management
- Menjaga hubungan profesional dengan supplier lokal maupun internasional.
- Melakukan evaluasi performa supplier berdasarkan:
- Harga
- Kualitas
- Ketepatan pengiriman
- Responsivitas
- Mengembangkan database supplier.
4. Cost Control
- Melakukan analisa harga pembelian.
- Mengidentifikasi peluang penghematan biaya.
- Membuat perbandingan harga secara berkala.
- Mendukung pencapaian target efisiensi pembelian perusahaan.
5. Inventory Coordination
- Berkoordinasi dengan Warehouse dan PPIC mengenai kebutuhan material.
- Menghindari kekurangan maupun kelebihan stok.
- Memastikan material tersedia sesuai jadwal produksi.
6. Administration
- Mengelola arsip PO dan dokumen impor.
- Memastikan data pembelian pada sistem ERP akurat.
- Membuat laporan pembelian bulanan.
- Membuat laporan status impor.
- Memastikan seluruh dokumen tersimpan sesuai ketentuan audit.
Kualifikasi
- Pendidikan minimal S1: Manajemen, Teknik Industri, Logistik, Supply Chain, Bisnis Internasional.
- Pengalaman minimal 2–5 tahun di bidang Purchasing atau Import.
- Memahami proses ekspor-impor Indonesia.
- Memahami Incoterms (EXW, FOB, CIF, CFR, DDP, dll.).
- Memahami HS Code dan dasar kepabeanan menjadi nilai tambah.
- Mampu membaca kontrak pembelian dan dokumen perdagangan internasional.
- Mahir Microsoft Excel.
- Mampu menggunakan ERP (SAP, Odoo, Accurate, Dynamics, atau sejenisnya) menjadi nilai tambah.
- Mampu berbahasa Inggris aktif, lisan maupun tulisan.
- Kemampuan berbahasa Mandarin menjadi nilai tambah.