Executive Operations Assistant

Executive Assistant to Founder

Gambaran Posisi
Posisi ini dibentuk untuk menjadi perpanjangan tangan Founder dalam mengelola berbagai aktivitas bisnis dan operasional perusahaan.
Seiring berkembangnya bisnis, Founder tidak lagi dapat menjadi pusat koordinasi untuk seluruh divisi, proyek, rekrutmen, operasional toko, kebutuhan pribadi, dan aktivitas harian perusahaan secara bersamaan.
Oleh karena itu, posisi ini hadir untuk membantu memastikan bahwa seluruh keputusan, arahan, proyek, dan target Founder dapat dieksekusi dengan baik oleh tim.
Tujuan utama posisi ini bukan menjadi sekretaris atau asisten administratif biasa, melainkan menjadi orang kepercayaan Founder yang mampu membantu mengorganisir, mengawasi, mengkoordinasikan, dan memastikan seluruh pekerjaan berjalan sesuai standar yang ditetapkan.

Misi Utama
Menjadi tangan kanan Founder yang membantu menjaga fokus Founder pada pertumbuhan bisnis, pengambilan keputusan strategis, dan pengembangan perusahaan.
Posisi ini bertanggung jawab untuk memastikan bahwa segala sesuatu yang telah diputuskan Founder benar-benar dieksekusi oleh tim dengan baik, tepat waktu, dan sesuai standar.

Prioritas Utama Posisi

1. Menjaga Fokus Founder

Ini adalah tanggung jawab paling penting.

Founder tidak boleh menghabiskan sebagian besar waktunya untuk:

• Follow up pekerjaan kecil
• Mengingatkan staf satu per satu
• Mengecek progres harian seluruh tim
• Mengurus administrasi yang dapat didelegasikan
• Menyelesaikan masalah operasional yang seharusnya dapat diselesaikan tim

Posisi ini harus mampu menjadi filter, koordinator, dan penghubung antara Founder dengan seluruh tim.

Tujuannya agar Founder dapat fokus pada pengembangan bisnis, ekspansi, strategi, dan pengambilan keputusan penting.

2. Memastikan Eksekusi Berjalan

Setiap instruksi, ide, keputusan, dan target yang diberikan Founder harus diterjemahkan menjadi:

• Checklist
• Timeline
• Deadline
• Penanggung jawab
• Progress report

Posisi ini bertanggung jawab memastikan bahwa pekerjaan tidak berhenti pada tahap diskusi, tetapi benar-benar selesai dan dieksekusi.

3. Menjadi Penghubung Antar Divisi

Posisi ini harus memahami gambaran besar seluruh bisnis.

Termasuk koordinasi dengan:

• Sales Team
• Store Crew
• Marketing Team
• Creative Team
• Editor
• Business Development
• Human Resources
• Vendor dan pihak eksternal

Posisi ini bertugas menjaga komunikasi dan memastikan seluruh divisi bergerak menuju tujuan yang sama.

4. Membantu Membangun Sistem Perusahaan

Perusahaan yang berkembang membutuhkan sistem yang kuat.

Posisi ini diharapkan mampu membantu Founder dalam:

• Membuat SOP
• Membuat workflow kerja
• Membuat sistem pelaporan
• Membuat checklist operasional
• Membuat standar kerja yang lebih rapi dan terukur

Tujuannya adalah membangun perusahaan yang tidak bergantung pada satu orang.

5. Recruitment dan Human Resources

Posisi ini akan berperan aktif dalam proses pengembangan tim.

Tanggung jawab meliputi:

• Membuka lowongan pekerjaan
• Screening CV
• Interview awal
• Reference check
• Memberikan rekomendasi kandidat
• Membantu onboarding karyawan baru
• Membantu evaluasi kinerja karyawan

Posisi ini harus mampu membantu Founder menemukan orang yang tepat untuk perusahaan.

6. Personal Assistance

Selain kebutuhan bisnis, posisi ini juga membantu kebutuhan pribadi Founder yang dapat meningkatkan efisiensi waktu dan fokus kerja.

Contohnya:

• Pengaturan jadwal
• Reservasi
• Pengaturan perjalanan
• Pengingat agenda penting
• Kebutuhan administratif pribadi lainnya

Tujuannya bukan mengambil alih kehidupan pribadi Founder, tetapi membantu Founder menggunakan waktunya secara lebih efektif.

Karakter yang Dicari

Posisi ini membutuhkan karakter yang kuat.

Lebih penting daripada pengalaman teknis.

Kandidat ideal adalah seseorang yang:

• Sangat terorganisir
• Memiliki perhatian tinggi terhadap detail
• Cepat belajar
• Mampu bekerja dalam lingkungan yang dinamis
• Tidak mudah panik
• Memiliki sense of ownership yang tinggi
• Proaktif dan tidak menunggu instruksi terus-menerus
• Mampu menjaga kerahasiaan perusahaan
• Berintegritas tinggi
• Mampu berkomunikasi dengan baik kepada semua level tim

Taste dan Standar Estetika

Karena perusahaan bergerak di bidang luxury dan premium market, kandidat diharapkan memiliki standar kualitas yang tinggi.

Tidak harus memiliki pengalaman panjang di industri luxury.

Namun harus memiliki kemampuan untuk memahami dan menghargai:

• Kualitas
• Detail
• Estetika
• Branding
• Customer experience
• Standar premium

Kandidat ideal mampu membedakan sesuatu yang terlihat:

• Elegan
• Berkelas
• Premium
• Profesional

Dengan sesuatu yang terlihat:

• Murahan
• Berantakan
• Tidak konsisten
• Tidak sesuai standar brand

Tahap Perkembangan Posisi

Fase 1 — Belajar dan Memahami Bisnis

• Memahami seluruh unit bisnis
• Memahami budaya kerja perusahaan
• Memahami standar Founder
• Membantu koordinasi dan eksekusi

Fase 2 — Menjadi Perpanjangan Tangan Founder

• Mulai mengelola koordinasi tim
• Membantu pengambilan keputusan operasional
• Menjalankan follow up tanpa harus selalu menunggu arahan

Fase 3 — Menjadi Pemimpin Founder Office

• Mengelola sistem koordinasi perusahaan
• Menjadi penghubung utama antara Founder dan tim
• Membantu memastikan perusahaan dapat berkembang secara terstruktur dan berkelanjutan

Definisi Kesuksesan Posisi Ini

Posisi ini dianggap berhasil apabila:

• Founder memiliki lebih banyak waktu untuk berpikir dan mengembangkan bisnis.
• Tim bekerja lebih terorganisir.
• Eksekusi menjadi lebih cepat dan lebih konsisten.
• Komunikasi antar divisi menjadi lebih baik.
• Rekrutmen menjadi lebih efektif.
• Operasional menjadi lebih rapi.
• Perusahaan dapat bertumbuh tanpa seluruh keputusan dan aktivitas harus selalu bergantung langsung kepada Founder.

Pada akhirnya, tujuan posisi ini adalah membantu Founder membangun perusahaan yang lebih besar, lebih terstruktur, dan lebih scalable.