Executive Assistant

Executive Assistant

Tanggung Jawab

Manajemen Kalender & Jadwal

• Mengelola dan mengoordinasikan kalender eksekutif, janji temu, dan rapat.
• Mengatur rapat internal dan eksternal, termasuk persiapan agenda rapat dan materi.
• Mengoordinasikan pengaturan perjalanan bisnis, termasuk penerbangan, akomodasi, transportasi, visa, dan rencana perjalanan.
• Memantau tenggat waktu dan menindaklanjuti item tindakan.

Manajemen Komunikasi

• Menyaring dan memprioritaskan email, korespondensi, dan panggilan telepon.
• Menyiapkan korespondensi bisnis, presentasi, laporan, dan notulen rapat.
• Bertindak sebagai penghubung antara eksekutif dan pemangku kepentingan internal/eksternal.
• Menjaga kerahasiaan informasi bisnis yang sensitif.
• Menyiapkan pengumuman internal untuk Country President.
• Mendukung Komunikasi Perusahaan untuk Indonesia.

Koordinasi Rapat & Acara

• Mengorganisir rapat kepemimpinan, town hall, dan tinjauan manajemen.
• Menyiapkan materi presentasi dan dokumentasi rapat.
• Melacak dan memantau tindak lanjut dari rapat kepemimpinan.

Dukungan Administratif

• Mengelola sistem pengarsipan dan catatan eksekutif.
• Mendukung persiapan dokumen, persetujuan, dan tanda tangan.
• Membantu klaim biaya dan pelacakan anggaran untuk eksekutif.

Tugas Urusan Umum

Administrasi Kantor

• Mengelola operasi kantor sehari-hari dan kegiatan administratif.
• Memastikan fasilitas kantor terpelihara dan beroperasi secara efektif.
• Mengoordinasikan perlengkapan kantor, alat tulis, dapur, dan layanan tempat kerja.
• Memantau standar kebersihan, keamanan, dan pemeliharaan kantor.

Manajemen Fasilitas

• Mengoordinasikan kegiatan pemeliharaan dan perbaikan gedung.
• Mengelola hubungan dengan pemilik gedung, manajemen gedung, dan penyedia layanan fasilitas.
• Memastikan kepatuhan terhadap persyaratan kesehatan, keselamatan, dan keamanan.
• Mendukung proyek relokasi kantor, renovasi, dan optimalisasi ruang kerja.

Manajemen Vendor & Kontrak

• Mengelola kontrak dan hubungan dengan vendor kantor dan penyedia layanan.
• Mendapatkan penawaran harga, menegosiasikan biaya, dan memantau kinerja vendor.
• Memproses permintaan pembelian, pesanan pembelian, dan faktur.
• Memastikan perpanjangan perjanjian layanan dan lisensi tepat waktu.

Layanan Karyawan

• Mendukung kegiatan orientasi untuk karyawan baru.
• Mengoordinasikan kendaraan perusahaan, pengaturan parkir, dan manajemen pengunjung.
• Mengelola program kesejahteraan karyawan dan layanan kantor.
• Membantu karyawan dengan pertanyaan administratif umum.

Acara Perusahaan

• Mengorganisir acara perusahaan, kegiatan keterlibatan karyawan, sesi pelatihan, dan perayaan.
• Mengoordinasikan logistik untuk rapat, lokakarya, dan konferensi.
• Mendukung kegiatan CSR dan yang terkait dengan komunitas.

Tentang Perusahaan

Henkel
Building on a strong legacy of more than 145 years, we are leading the way to reimagine and improve life every day. Today and for generations to come. Through our innovative and sustainable brands and technologies, across our teams around the world.
Henkel holds leading positions in both industrial and consumer businesses: Our portfolio includes well-known hair care products, laundry detergents, fabric softeners as well as adhesives, sealants, and functional coatings.
For more information, please visit www.henkel.com.